— Pobranie kaucji od najemcy jest standardowym zachowaniem przy zawarciu umowy najmu i zdarza się, że warunkuje jej podpisanie. Najkrócej rzecz ujmując, zadaniem kaucji jest zabezpieczenie roszczeń wynajmującego w przypadku niewywiązywania się najemcy z postanowień zawartej umowy. Oznacza to, że kwota, która zostanie w takim przypadku pobrana, może być wykorzystana do pokrycia ewentualnych strat. Te mogą wynikać zarówno z powstałych z winy lokatora uszkodzeń w lokalu, jak i z nieopłacania przez niego rachunków za media, opłat eksploatacyjnych lub czynszu najmu. Warto podkreślić, że informację o konieczności wniesienia kaucji przez najemcę powinno się zamieścić już w treści ogłoszenia. Dzięki takiemu zabiegowi zadzwonią tylko osoby przygotowane na ten wydatek. Brak gotowości do wpłacenia kaucji to z perspektywy wynajmującego bardzo ważny sygnał. Skoro bowiem ktoś nie potrafi zgromadzić środków na depozyt, niemal natychmiast nasuwa się pytanie, jak podoła wszystkim wydatkom związanym z najmem i utrzymaniem mieszkania.

— Od czego jest uzależniona wysokość kaucji?

— Według ustawy wysokość kaucji nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu najmu. Jest pobierana na pokrycie wszelkich należności z tytułu najmu lokalu mieszkalnego, jak na przykład niezapłacony czynsz czy obciążające najemcę naprawy. Standardowo przyjęło się jednak, że wynajmujący pobiera od najemcy kaucję w wysokości jedno-, dwu- albo nawet trzykrotności czynszu. Strony umowy najmu mogą jednak ustalić kaucję w dowolnej wysokości. O ile oczywiście nie przekracza ona dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal.

— Kiedy kaucja jest zwracana wpłacającemu i jak się ją rozlicza?

— Zwrot kaucji następuje po wygaśnięciu stosunku najmu i opróżnieniu lokalu w ciągu 30 dni. Ważne jest przy tym, aby sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy zarówno na początku umowy najmu, jak i na końcu. W takim protokole powinny się znaleźć odczyty ze wszystkich liczników przynależnych do lokalu i wszystkie powstałe w mieszkaniu zniszczenia. Na podstawie porównania obydwu protokołów, sprawdzeniu ewentualnych zaległości można rozliczyć pobraną kaucję. W przypadku powstania jakichkolwiek szkód kaucję można rozliczyć w dwojaki sposób. Na podstawie rzeczywistych kosztów poniesionych na ich naprawę lub na podstawie wyceny. Najbezpieczniej jest wykonać wszystkie remonty przed rozliczeniem kaucji.

— Kaucja z zasady nie jest opodatkowana ani podatkiem dochodowym, ani podatkiem VAT. Wszystko dlatego, że pobieranie kaucji zwracanej po zakończeniu umowy nie jest obrotem i nie powoduje obowiązku podatkowego. Problem pojawia się wtedy, gdy pobrana w ramach kaucji kwota zostanie wykorzystana jako „sposób finansowania wynajmującego”. Co to oznacza? Chodzi na przykład o przeprowadzenie modernizacji mieszkania lub usunięcie jakiejś drobnej usterki jeszcze w trakcie najmu. Takie działanie wskazuje, że wynajmujący ma swobodę w dysponowaniu tą kwotą pieniężną. A to już oznacza, że według urzędu skarbowego takie działanie jest uzyskaniem przychodu w postaci niezapłaconych odsetek, które przecież trzeba byłoby zapłacić w przypadku pozyskania kapitału o tej samej wartości z banku. Co do zasady, kaucja powinna spełniać wyłącznie rolę gwarancyjno-zabezpieczającą i pozostawać w stanie nienaruszonym przez cały okres trwania umowy. Lepiej stosować się do tej reguły i nie narażać się niepotrzebnie na konsekwencje podatkowe.