— Istotą wspólnoty mieszkaniowej jest ułatwienie właścicielom lokali zarządzania nieruchomością wspólną, a zadaniem zarządcy jest przejęcie obowiązków związanych z jej prawidłowym utrzymaniem i eksploatacją — uważa Marzena Fesnak, prezes zarządu ZBK I sp. z o.o. w Olsztynie. — Zarząd nieruchomością może być wykonywany przez samych właścicieli, zarząd wspólnoty lub przez podmiot zewnętrzny. W zasadzie właściciele mogą zarządzać nieruchomością samodzielnie, jednak biorąc pod uwagę podstawowy czynnik — koszty zarządzania i odnosząc go do zakresu obowiązków, odpowiedzialności i zaangażowania — czy warto? Zlecając zarządzanie nieruchomością cedujemy obowiązki na podmiot, który we współpracy z zarządem wspólnoty prowadzi czynności z zakresu eksploatacyjnego, finansowo–księgowego, technicznego czy prawnego, stosując się do obowiązujących przepisów prawa i kierując się jednocześnie zasadą dbałości o interesy wspólnoty. Poza tym pojawiają się jeszcze względy psychologiczne. W urozmaiconym środowisku społecznym podmiot wykonujący zadania musi się również wykazywać odpornością na stres, cierpliwością i odrobiną asertywności. To do zarządcy dzwonią mieszkańcy w sytuacjach zagrożenia, zgłaszają awarie, usterki. To od zarządcy oczekują pomocy niejednokrotnie w sprawach wychodzących poza zakres obowiązków, którymi są na przykład konflikty sąsiedzkie. O potrzebie posiadania zarządcy świadczy również fakt, że taką formę zarządzania nieruchomością wybiera większość wspólnot mieszkaniowych. Odpowiadając na pytanie czy wspólnota musi mieć zarządcę? — Zdecydowanie powinna. Dlaczego? Dla większego spokoju i bezpieczeństwa — przekonuje prezes Fesnak.

Zbliża się czas przygotowań do zebrań we wspólnotach mieszkaniowych. W tym artykule pragnę przedstawić najważniejsze aspekty rozliczeń obowiązujących we wspólnocie — mówi mgr inż. Marek Nakonieczny z MGN Nieruchomości.

1. Wspólnota mieszkaniowa nie podlegają zapisom ustawy o rachunkowości. Kwestię prowadzenia księgowości reguluje art. 29 ust. 1 Ustawa o własności lokalu.

2. Najważniejszym rozliczeniem dla współwłaścicieli nieruchomości jest sprawozdanie roczne, które powinno składać się ze sprawozdania z działalności zarządu oraz sprawozdania finansowego, zawierającego rozliczenia kosztów nieruchomości wspólnej, niektórych mediów oraz funduszu remontowego, jeśli taki występuje.

3. Zgodnie z zapisami ustaw o własności lokali takie sprawozdanie składa zarząd wspólnoty.

4. Sprawozdanie z działalności zarządu — obejmuje wyjaśnienie dla ogółu właścicieli decyzji i podjętych działań przez zarząd w celu realizacji uchwał lub bieżących spraw wspólnoty, zasadność wydatkowanych środków finansowych, przyszłe plany działania, potrzebne na ten cel środki finansowe i podobne sprawy.

5. Sprawozdanie finansowe dostarczone właścicielom powinno zawierać rozliczenie ogólne dla nieruchomości z kosztów zarządzania nieruchomością wspólną za dany rok kalendarzowy, rozliczenie indywidualne mówiące o kosztach przypisanych właścicielom oraz rozliczenie funduszu remontowego z przeprowadzonych remontów lub modernizacji.
W sprawozdaniu finansowym rozliczeniu podlegają zaliczki, które z kosztami poniesionymi w roku obrachunkowym mogą wykazać nadpłatę lub niedopłatę. W przypadku nadpłaty właściciele uchwałą decydują o przeznaczeniu zgromadzonych środków — można je zwrócić właścicielom, przeksięgować na fundusz remontowy lub pozostawić na przyszłe wydatki bieżące. W przypadku niedopłaty konieczne jest jej uregulowanie.

6. Rozliczenie mediów (c.o., wody) — powinno odbywać się na podstawie przyjętego regulaminu rozliczeń lub na podstawie przyjętych uchwał. Dokonywane rozliczenia winny być przekazywane właścicielom (jeśli nie ma innego ustalonego terminu) w okresach: woda — kwartalnie, pozostałe rozliczenia — w sprawozdaniu rocznym. Rozliczenie mediów polega na ustaleniu różnicy pomiędzy zaliczkami a faktycznymi kosztami zużycia. Koszty zużycia ustala się na podstawie zainstalowanych urządzeń pomiarowych, a w razie ich braku na podstawie wskaźników zawartych w regulaminie, ustawach lub uchwałach.
W razie pytań zapraszam do kontaktu z firmą MGN Nieruchomości — dodaje Marek Nakonieczny.

— Ważną kwestią z punktu widzenia mieszkańców jest powierzenie codziennych spraw utrzymania nieruchomości wspólnej uprawnionemu podmiotowi. Niejednokrotnie jednak pojęcia zarządu, zarządcy i administratora używane są zamiennie — co może powodować nieporozumienia — uważa Tadeusz Szeklicki, zarządca z ZN Nieruchomości w Olsztynie. — Wobec czego rozróżnienie podstaw ich działania oraz zakresu kompetencji ma duże znaczenie dla funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Różnicę widać przede wszystkim w polskim prawodawstwie, w którym określenie „administrator” pojawia się incydentalnie. Większość mieszkańców niesłusznie stawia znak równości pomiędzy określeniami „zarządca nieruchomości” oraz „administrator”. Niesłusznie, ponieważ są to dwa różne stanowiska o różnych kompetencjach. Ponadto różnią się także zakresem obowiązków. O zarządcy pod względem formalnym możemy mówić tylko i wyłącznie wtedy, gdy wspólnota ma podpisaną umowę o zarządzanie nieruchomością w formie aktu notarialnego. Zarządca nieruchomości wybrany przez wspólnotę mieszkaniową ma o wiele więcej obowiązków niż administrator. Odpowiada m.in. za utrzymanie czystości i bezpieczeństwa wewnątrz nieruchomości oraz wokół niej. Odpowiada zgodnie z prawem za terminową kontrolę stanu technicznego budynku. Oczywiście do jego obowiązków należy również dbanie o tzw. części wspólne budynku (ciągi komunikacyjne, urządzenia, z których korzystają wszyscy lokatorzy). Może odpowiadać również za przygotowywanie dokumentów i prowadzenie obszernej dokumentacji zarządzanego budynku. Dokumenty te obejmują zarówno kwestie finansowe, prawne, jak i techniczne. Zarządca nieruchomości, w ramach umowy zawartej ze wspólnotą, może ponadto reprezentować ją na zewnątrz w kontaktach z administracją publiczną, sądami, usługobiorcami. Jeśli wspólnota udzieli firmie zarządzającej nieruchomością stosownych pełnomocnictw, to może on także reprezentować wspólnotę w różnych innych sprawach. Dodatkowo zarządca nieruchomości może przygotowywać dla zarządu wspólnoty różnego rodzaju projekty uchwał lub opiniować te przygotowane i przyjęte przez wspólnotę. Może również pomóc w przygotowaniu bądź aktualizowaniu szeregu dokumentów, które powinna posiadać i stosować każda wspólnota. Doradzi, jakie prace remontowe czy konserwacyjne można wykonać w danej chwili, aby uniknąć dodatkowych kosztów w przyszłości i zaoferuje pomoc sprawdzonych firm, które przeprowadzą prace po atrakcyjnej cenie, pomoże uzyskać kredyt bankowy i podejmie działania zmierzające do otrzymania dofinansowania na prowadzone inwestycje. Umiejętny wybór zarządcy nieruchomości sprawi, że wiele takich spraw stanie się łatwiejsze, ponieważ firmy zarządzające coraz częściej oferują swoim klientom, a tym samym członkom wspólnot, zaawansowane internetowe platformy informacyjne. Logując się na swoje indywidualne konto, właściciel lokalu ma dostęp do pakietu wszystkich istotnych dla niego danych, takich jak rozliczenia mediów, stan rachunków czy wykaz opłat. Znajdzie tam również wirtualną tablicę ogłoszeń czy forum dla mieszkańców danej wspólnoty i dokumentację. Zarządcy nieruchomości przyjmują także drogą internetową zgłoszenia usterek i awarii. Takie rozwiązanie gwarantuje nam, że opiekę nad naszym budynkiem przejmie wykwalifikowany, profesjonalny podmiot posiadających licencję zarządcy nieruchomości.

— Czy w dzisiejszych czasach umiejętność utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym za środków wspólnoty mieszkaniowej wystarczy, aby nazywać się dobrym zarządcą nieruchomości? W mojej ocenie nie — uważa mgr inż. Michał Cygan, właściciel firmy „MANEZ – Zarządzanie Nieruchomościami” w Olsztynie, członek olsztyńskiego Stowarzyszenia Miłośników Zabytków. — Dobry zarządca nieruchomości, określający siebie jako profesjonalny menadżer to taka osoba, która umie uzyskać dla wspólnoty mieszkaniowej dotacje unijne, potrafi nią sprawnie rozporządzać i odpowiednio rozliczać. Brak umiejętności rozliczania dotacji skutkuje koniecznością jej zwrotu. Miejsc, które udzielają dotacji celowych, jest kilka: Urząd Miasta w Olsztynie, Urząd Marszałkowski w Olsztynie, Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Olsztynie. Na rynku olsztyńskim jest wiele dobrych zarządców nieruchomości, ale tylko garstka może pochwalić się sukcesami w pozyskaniu milionowych dotacji unijnych na rewitalizację zabytków oraz ich rozliczaniu. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej nie musi wszystkich obowiązków brać na swoje barki i samemu iść bardzo trudną i skomplikowaną ścieżką, na końcu której znajduje się dotacja unijna. Wszystkie zadania może i powinien scedować na profesjonalnego menadżera, jakim jest licencjonowany zarządca nieruchomości. To rozwiązanie zapewni właścicielom spokój, bezpieczeństwo, a także rozwój zarządzanej przez profesjonalnego zarządcę nieruchomości. Nie jest sztuką prowadzić sprawnie działającą wspólnotę mieszkaniową utartą ścieżką eksploatacyjną czy inwestycyjną, która nie niesie za sobą żadnych korzyści zewnętrznych, poza zaciągniętym na lata kredytem. Jako zarządca nieruchomości odpowiadam m.in. za przygotowywanie skomplikowanych dokumentów, zarówno technicznych, administracyjnych, jak i finansowych, niezbędnych do pozyskania dotacji unijnych dla zarządzanych przez moją firmę budynków. Mam na tym polu doświadczenie, a kilka kamienic zarządzanych przez moją firmę jest obecnie rewitalizowanych za środki unijne. Mowa tutaj o dofinansowaniach rzędu kilkuset tysięcy złotych na jedną wspólnotę mieszkaniową. Potrafię sprawnie poruszać się w środowisku organów unijnych, administracji rządowej i samorządowej udzielającej granty na rewitalizację budynków. To szalenie ważna umiejętność w szczególności dla osób, które mieszkają w zniszczonych, starych kamienicach, w otoczeniu zaniedbanych podwórek. Zarządzając taką nieruchomością jestem w stanie składać profesjonalnie przygotowane i kompletne wnioski o grant unijny na rewitalizację budynku np. z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014–2020 w ramach osi 8.1 Rewitalizacja obszarów miejskich czy osi 4. Termomodernizacja. W 2017 roku dzięki skoordynowanej pracy zespołu ludzi udało się uzyskać prawie 7 mln zł dla 8 wspólnot mieszkaniowych, które dzisiaj już są kompletnie zrewitalizowane. W roku 2018, w formule zastępstwa inwestorskiego pięciu wspólnotom mieszkaniowym przygotowaliśmy dokumentację niezbędną do aplikowania o środki unijne z Urzędu Marszałkowskiego w Olsztynie na kwotę ponad 5 mln zł . Wszystkie przeze mnie wspólnoty prowadzone zostały zakwalifikowane do dofinansowania w roku 2019/2020. Jeśli macie już dość stagnacji przy zarządzaniu nieruchomością, a wasz budynek wymaga rewitalizacji lub termomodernizacji — to zatrudnijcie Michała Cygana, menadżera, zarządcę nieruchomości.